Der Zertifikatsentzug beendet die Zertifizierung. Er kommt selten überraschend: Fast immer geht eine Aussetzung voraus, und der Aussetzung geht ein Vorgang voraus, der über Wochen bekannt war.
Die typischen Gründe
- Ein Überwachungsaudit findet nicht statt. Der häufigste Fall. Die Zwölf-Monats-Frist ab dem letzten Tag des Stufe-2-Audits verstreicht, ein Termin kommt nicht zustande.
- Hauptabweichungen bleiben offen. Die gesetzte Frist läuft ab, ohne dass Korrekturmaßnahme und Wirksamkeit belegt sind.
- Missbrauch von Zertifikat oder Zeichen. Werbung mit dem Zertifikat für Standorte oder Leistungen außerhalb des Geltungsbereichs, Verwendung nach Ablauf, Verwendung während einer Aussetzung.
- Das System wird nicht mehr aufrechterhalten. Interne Audits und Managementbewertung entfallen dauerhaft.
- Vertragsverstöße. Verweigerter Zutritt, nicht gemeldete wesentliche Änderungen, ausbleibende Zahlungen.
Die Aussetzung als Zwischenschritt
Die Aussetzung ist die Vorstufe und zeitlich begrenzt — üblicherweise auf höchstens sechs Monate. In dieser Zeit ruht die Zertifizierung: Das Zertifikat darf nicht verwendet werden, weder auf der Website noch in Angeboten, Ausschreibungsunterlagen oder E-Mail-Signaturen.
Dieser Punkt wird regelmäßig unterschätzt. Eine Aussetzung ist kein internes Verwaltungsproblem, sondern ein Zustand, der nach außen wirkt. Wer in dieser Phase mit dem Zertifikat wirbt, begeht einen eigenständigen Verstoß — der wiederum ein Entzugsgrund ist.
Wird die Ursache beseitigt und durch die Zertifizierungsstelle überprüft, wird die Aussetzung aufgehoben. Meist gehört ein Sonderaudit dazu.
Was nach dem Entzug gilt
Die Zertifizierung endet. Alle Verweise auf Zertifikat und Zertifizierungszeichen sind zu entfernen. Die Stelle nimmt den Eintrag aus ihrem Verzeichnis oder kennzeichnet ihn entsprechend, und Dritte können den Status abfragen.
Ein Wiedereinstieg ist möglich, aber er beginnt von vorn: vollständige Erstzertifizierung mit Stufe-1-Audit und Stufe-2-Audit. Erleichterungen für ehemals Zertifizierte gibt es nicht.
Die kaufmännische Folge trifft dabei meist vor der organisatorischen ein. In Rahmenverträgen und Ausschreibungen ist die Zertifizierung häufig als Eignungsnachweis vereinbart. Entfällt sie, entsteht eine vertragliche Lücke, die unabhängig vom Managementsystem zu klären ist — und zwar aktiv. Ein Auftraggeber, der den Wegfall selbst im Verzeichnis der Zertifizierungsstelle entdeckt, reagiert anders als einer, der vorab informiert wurde.
Der Ausweg, der keiner ist
Bei Streit mit der Zertifizierungsstelle liegt der Gedanke nahe, einfach zu wechseln. Ein Transfer ist geregelt und üblich — er setzt jedoch ein gültiges, nicht ausgesetztes Zertifikat voraus, und die aufnehmende Stelle prüft den Status sowie offene Abweichungen bei der bisherigen Stelle.
Wer wechseln will, tut das deshalb aus einer intakten Zertifizierung heraus, sinnvollerweise im Anschluss an ein Überwachungsaudit. Der Versuch, eine drohende Aussetzung durch einen Anbieterwechsel abzuwenden, scheitert an genau dieser Prüfung — und kostet zusätzlich die Zeit, die für die eigentliche Behebung noch da gewesen wäre.