Die Rezertifizierung schließt den Drei-Jahres-Zyklus ab und eröffnet den nächsten. Sie bewertet nicht nur den aktuellen Stand des Systems, sondern seine Leistung über die gesamten drei Jahre.
Was sie von der Erstzertifizierung unterscheidet
Es gibt kein Stufe-1-Audit. Die Auditbereitschaft ist aus den Überwachungsaudits bekannt, eine erneute Vorprüfung wäre ohne Erkenntnisgewinn.
Der Aufwand liegt deutlich unter dem der Erstzertifizierung, aber über dem eines Überwachungsaudits — als Faustregel etwa zwei Drittel des Erstaudits.
Inhaltlich kommt eine Frage hinzu, die es vorher nicht gab: Hat sich das System entwickelt? Der Auditor vergleicht Ziele, Kennzahlen und Maßnahmen über drei Jahre. Ein System, das noch exakt so aussieht wie am Tag der Erstzertifizierung, erzeugt an dieser Stelle Rückfragen — die Norm fordert fortlaufende Verbesserung, und drei Jahre ohne erkennbare Veränderung sind ein Befund.
Die Frist, die tatsächlich zählt
Das Rezertifizierungsverfahren muss vor dem Ablaufdatum des Zertifikats abgeschlossen sein. Abgeschlossen heißt: Audit durchgeführt, offene Abweichungen nachweislich geschlossen, Entscheidung der Zertifizierungsstelle getroffen.
Der Audittermin allein genügt also nicht. Zwischen Abschlussgespräch und Entscheidung liegen Berichtserstellung, Nachweisprüfung und die unabhängige Zertifizierungsentscheidung. Wer den Termin vier Wochen vor Ablauf legt und eine Hauptabweichung einfängt, verliert die Gültigkeit.
Ein Vorlauf von drei bis vier Monaten vor Ablauf ist die praktische Untergrenze. Ausschlaggebend ist das Datum auf dem Zertifikat, nicht der Jahrestag des letzten Überwachungsaudits.
Einen Sonderfall bildet die Normrevision. Erscheint während des Zyklus eine neue Ausgabe, gilt eine Übergangsfrist, nach deren Ablauf Zertifikate der alten Fassung ungültig werden. Fällt die Rezertifizierung in diesen Zeitraum, wird sie üblicherweise gleich gegen die neue Fassung durchgeführt — mit entsprechendem Vorbereitungsaufwand für Dokumentation, internes Audit und Schulung. Wer den Termin plant, klärt deshalb zuerst, welche Fassung am Audittag maßgeblich ist.
Wenn die Frist reißt
Läuft das Zertifikat ab, endet die Zertifizierung. In der Zwischenzeit darf weder das Zertifikat noch das Zeichen verwendet werden — das betrifft Website, Angebote, Briefpapier und Ausschreibungsunterlagen.
Die Zertifizierungsstelle kann die Zertifizierung innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf wiederherstellen, sofern die offenen Tätigkeiten abgeschlossen werden. Nach diesem Zeitraum ist eine vollständige Erstzertifizierung mit beiden Stufen fällig. Für Unternehmen in laufenden Ausschreibungen ist die Lücke im Zertifikatsverzeichnis das eigentliche Problem, nicht der Mehraufwand.
Was vorher auf dem Tisch liegen sollte
- der vollständige interne Auditzyklus über alle Prozesse und Normkapitel,
- die aktuelle Managementbewertung mit dokumentierten Entscheidungen,
- der Status aller Abweichungen aus den Überwachungsaudits, mit Wirksamkeitsnachweis,
- die Entwicklung der Qualitätsziele über drei Jahre,
- gemeldete Änderungen an Organisation, Standorten und Geltungsbereich.
Der letzte Punkt wird am häufigsten übersehen. Änderungen sind laufend meldepflichtig, nicht erst zum Rezertifizierungstermin. Wer sie sammelt und gebündelt vorlegt, erklärt damit auch, dass in der Zwischenzeit gegen einen veralteten Geltungsbereich auditiert wurde.