Das Stufe-2-Audit ist die eigentliche Prüfung. Während das Stufe-1-Audit fragt, ob das System prüfbar ist, fragt Stufe 2, ob es funktioniert — im laufenden Betrieb, an konkreten Vorgängen, mit den Menschen, die die Arbeit tun.
Woran der Auditor Wirksamkeit misst
- Gespräche auf allen Ebenen, von der Geschäftsführung bis zum Arbeitsplatz,
- Stichproben an realen Vorgängen: Aufträge, Prüfprotokolle, Reklamationen, Beschaffungen,
- Beobachtung vor Ort: Arbeitsabläufe, Kennzeichnungen, Zustände in Lager und Fertigung,
- Leistungsdaten: Kennzahlen gegen die gesetzten Qualitätsziele,
- Systemnachweise: interne Audits, Managementbewertung, Bearbeitung von Nichtkonformitäten.
Der Auditor sucht dabei nicht nach Papier, sondern nach Übereinstimmung. Er fragt eine Person am Arbeitsplatz, wie sie einen Vorgang bearbeitet, und vergleicht die Antwort mit der Verfahrensanweisung. Weichen beide voneinander ab, ist eine der beiden falsch — und das ist die Feststellung.
Der Weg durch die Prozesse statt durch die Norm
Die verbreitete Vorstellung, ein Audit arbeite die Normkapitel der Reihe nach ab, entspricht selten der Praxis. Auditoren folgen Spuren: ein Auftrag von der Anfrage bis zur Rechnung, ein Reklamationsfall von der Meldung bis zum Wirksamkeitsnachweis, ein neuer Mitarbeiter von der Einstellung bis zur Unterweisung.
Genau an den Übergängen zwischen Abteilungen entstehen die meisten Feststellungen. Innerhalb einer Abteilung funktionieren Abläufe meist; die Lücke liegt dort, wo eine Information von Vertrieb zu Fertigung oder von Fertigung zu Versand wechselt.
Geprüft wird dabei mit Stichproben, nicht vollständig. Welche Vorgänge der Auditor zieht, entscheidet er im Termin — eine vorab abgestimmte Auswahl wäre keine Stichprobe. Deshalb bringt es wenig, einzelne Musterakten vorzubereiten. Was hilft, ist eine Ablage, in der sich ein beliebiger Vorgang in wenigen Minuten finden lässt, und Beschäftigte, die wissen, wo ihre eigenen Nachweise liegen.
Die Fristen, die danach laufen
Nach dem letzten Audittag beginnen zwei Uhren.
Sechs Monate für Hauptabweichungen. Eine Hauptabweichung muss innerhalb dieses Zeitraums nachweislich geschlossen und die Behebung verifiziert sein. Gelingt das nicht, ist ein neues vollständiges Stufe-2-Audit erforderlich — nicht ein Nachaudit über die offenen Punkte, sondern der komplette Durchgang.
Zwölf Monate bis zum ersten Überwachungsaudit. Diese Frist zählt ebenfalls ab dem letzten Tag des Stufe-2-Audits, nicht ab dem Ausstellungsdatum des Zertifikats. Zwischen beiden Daten liegen leicht sechs bis zehn Wochen. Wer im Kalender das Zertifikatsdatum einträgt, plant den Folgetermin zu spät.
Der Fehler, der sich nicht verstecken lässt
Das für das Audit gebaute System. Ordner werden gefüllt, Protokolle nachgeschrieben, Antworten geprobt. Auditoren erkennen das an gleichen Datierungen, gleicher Handschrift über Monate und an Personen, die den eigenen Prozess mit Blick auf den Beauftragten beschreiben. Zwei Nachfragen an einem beliebigen Arbeitsplatz genügen meist, um den Unterschied zwischen Beschreibung und Praxis sichtbar zu machen.