Die Hauptabweichung ist die schwerwiegendere der beiden Abweichungsarten im Zertifizierungsaudit. Sie bedeutet nicht, dass Sie „durchgefallen” sind — dieses Konzept gibt es nicht. Sie bedeutet, dass das Zertifikat erst erteilt wird, wenn die Abweichung nachweislich behoben ist.
Wann eine Feststellung als Hauptabweichung eingestuft wird
Vier Konstellationen führen typischerweise dazu:
Eine Normanforderung wird überhaupt nicht erfüllt. Es gibt kein internes Auditprogramm. Es hat nie eine Managementbewertung gegeben. Die Risikobeurteilung existiert nicht.
Das System versagt in einem wesentlichen Punkt. Der Prozess ist beschrieben, wird aber nachweislich nicht gelebt — und zwar nicht als Einzelfall, sondern durchgängig.
Mehrere Nebenabweichungen ergeben ein Muster. Fünf fehlende Unterweisungsnachweise in fünf Abteilungen sind keine fünf Einzelfälle, sondern ein defekter Unterweisungsprozess.
Eine Nebenabweichung aus dem Vorjahr ist offen geblieben. Die versäumte Frist ist der häufigste Weg, aus einer harmlosen Feststellung eine Hauptabweichung zu machen. Offene Punkte sind der erste Tagesordnungspunkt jedes Überwachungsaudits.
Der Unterschied zur Nebenabweichung
| Hauptabweichung | Nebenabweichung | |
|---|---|---|
| Charakter | Systemversagen oder vollständige Nichterfüllung | Punktuelle Lücke |
| Zertifikat | Wird nicht erteilt beziehungsweise ausgesetzt | Wird in der Regel erteilt |
| Nachweis | Behebung muss belegt sein, oft Nachaudit | Maßnahmenplan, Nachweis binnen Frist |
| Ursachenanalyse | Methodisch geführt und nachvollziehbar dokumentiert | Umfang darf dem Anlass angemessen sein |
| Beispiel | Kein internes Auditprogramm vorhanden | Ein Auditbericht ohne Unterschrift |
Die Grenze ist nicht überall gleich scharf. Sie hängt davon ab, ob der Auditor den Prozess dahinter für intakt hält. Dieselbe Beobachtung kann bei einem Unternehmen eine Lücke sein und beim nächsten ein Systemversagen.
Was mit dem Zertifikat konkret passiert
Bei einer Erstzertifizierung wird die Entscheidung zurückgestellt. Es gibt kein Zertifikat, bis die Behebung anerkannt ist — und damit keinen Nachweis für die Ausschreibung, die vielleicht der Anlass des Projekts war.
Bei einem Überwachungs- oder Rezertifizierungsaudit prüft die Zertifizierungsstelle die Aussetzung des Zertifikats. Ausgesetzt heißt: vorübergehend ungültig, nicht mehr verwendbar, in Verzeichnissen als suspendiert geführt. Wird die Abweichung auch dann nicht geschlossen, folgt der Entzug.
Was der Auditor bei der Behebung sehen will
Die formalen Schritte eines Korrekturmaßnahmenplans sind dieselben wie bei einer Nebenabweichung. Der Unterschied liegt in der Tiefe:
- Eine geführte Ursachenanalyse, nicht eine Behauptung. Mit 5 Why oder einer vergleichbaren Methode, und mit dem Ergebnis, dass die Ursache eine Bedingung ist und keine Person.
- Belege statt Ankündigungen. Ein nachgeholtes internes Audit wird durch Auditplan, Bericht und Feststellungen belegt, nicht durch einen Terminvorschlag.
- Wirksamkeit über einen Zeitraum. Bei einem Systemversagen genügt ein einzelner Nachweis nicht. Gefragt sind mehrere Durchläufe.
- Die Ausweitungsprüfung. Wo gilt dieselbe Anforderung noch, und haben Sie dort nachgesehen?
Was Sie tun, wenn eine im Raum steht
Den Bezug verlangen. Jede Abweichung muss auf eine konkrete Anforderung gestützt sein. Lassen Sie sich zeigen, welche — nicht als Konfrontation, sondern zur Klärung. Manchmal beruht die Feststellung auf einem Missverständnis, das sich im Gespräch auflöst.
Nicht verhandeln, sondern verstehen. Der Versuch, den Auditor zur Umstufung zu bewegen, funktioniert selten und kostet Zeit, die für die Ursachenanalyse fehlt.
Sofort beginnen. Die Frist läuft ab dem Abschlussgespräch. Wer erst nach zwei Wochen anfängt, arbeitet unter Druck — und liefert oberflächliche Analysen, die zurückgewiesen werden.
Wie Sie sie vermeiden
Die häufigsten Hauptabweichungen bei Erstzertifizierungen betreffen drei Bereiche: fehlende oder unvollständige interne Audits, keine Managementbewertung mit den geforderten Eingaben, und Prozesse, die auf dem Papier anders aussehen als in der Realität.
Alle drei lassen sich vor dem Audit prüfen — durch ein ehrliches internes Audit, das nicht bestätigen, sondern finden soll.