Die Aussetzung stellt ein Zertifikat vorübergehend still. Es wird nicht vernichtet, aber es gilt für die Dauer der Aussetzung als nicht gültig — das Unternehmen darf sich in dieser Zeit nicht darauf berufen.
Wann eine Zertifizierungsstelle aussetzt
Die Gründe sind in den Verfahrensregeln der Stellen weitgehend gleich:
- Eine Hauptabweichung wurde innerhalb der gesetzten Frist nicht wirksam behoben.
- Ein fälliges Überwachungsaudit konnte nicht durchgeführt werden.
- Das Unternehmen verweigert oder verschiebt den Zugang zu Standorten, Unterlagen oder Personen.
- Das Zertifikat oder das Prüfzeichen wird für Leistungen verwendet, die nicht im Geltungsbereich liegen.
- Vertragliche Pflichten gegenüber der Zertifizierungsstelle bleiben offen.
Die häufigste Ursache ist keine dramatische: ein verschobener Termin. Das erste Überwachungsaudit nach der Zertifizierungsentscheidung muss innerhalb von zwölf Monaten nach diesem Entscheidungsdatum stattfinden, die folgenden im Jahresrhythmus. Wer den Termin zweimal verlegt, weil der Qualitätsbeauftragte im Projekt steckt, landet außerhalb des Fensters. Die Stelle hat dann keinen Ermessensspielraum.
Was die Aussetzung praktisch bedeutet
Ab dem Datum im Bescheid ist jede Verwendung untersagt. Das betrifft mehr Stellen, als man auf Anhieb sieht: Website und Fußzeile, Angebotsvorlagen, Lieferantenportale von Kunden, laufende Ausschreibungen, Verpackungen. Kunden, die den Status prüfen — und im Automotive- und Lebensmittelbereich prüfen sie ihn — finden die Aussetzung im Verzeichnis der Stelle.
Der geschäftliche Schaden entsteht selten durch die Aussetzung selbst, sondern durch die Erklärung gegenüber Kunden. Wer zuerst vom Kunden darauf angesprochen wird, hat einen zweiten Vertrauensverlust zusätzlich zum ersten. Sinnvoller ist die kurze eigene Mitteilung an die Kunden, bei denen das Zertifikat vertraglich hinterlegt ist — mit Grund, Maßnahme und Termin.
Intern bleibt das Managementsystem in Kraft. Interne Audits, Managementbewertung und Korrekturmaßnahmen laufen weiter, denn genau daraus entstehen die Nachweise, mit denen die Aussetzung wieder aufgehoben wird.
Der Weg zurück und die Frist, die dabei zählt
Die Aussetzung wird aufgehoben, wenn die Ursache nachweislich beseitigt ist. In der Regel prüft die Stelle das in einem Nachaudit vor Ort oder anhand von Nachweisen, je nach Schwere. Entscheidend ist nicht, dass etwas unternommen wurde, sondern dass die Wirksamkeit belegt ist — bei einer Hauptabweichung also mit Nachweisen aus dem laufenden Betrieb, nicht mit einer überarbeiteten Verfahrensanweisung.
Läuft die Frist ab, ohne dass die Ursache ausgeräumt ist, folgt der Zertifikatsentzug oder die Einschränkung des Geltungsbereichs auf den Teil, der weiter beherrscht wird.
Der Fehler, der es teuer macht
Aussetzungen kommen fast nie überraschend. Ihnen geht eine schriftliche Aufforderung mit Frist voraus, meist mehrere. Wer diese Schreiben im Postfach des ausgeschiedenen Beauftragten liegen lässt, verliert die Reaktionszeit, in der sich alles noch ohne Statusänderung klären lässt. Ein fester Zweitempfänger für die Korrespondenz der Zertifizierungsstelle kostet nichts und verhindert genau diesen Fall.
Der zweite typische Fehler liegt früher: Fristen aus dem Auditbericht werden notiert, aber nicht als Termin mit Verantwortlichem geführt. Eine Frist ohne Kalendereintrag ist keine Frist.