Ein Managementsystem ist die Gesamtheit aus Politik, Zielen, Prozessen, Zuständigkeiten und Nachweisen, mit der eine Organisation ein bestimmtes Thema steuert. Es ist kein Ordner und kein Softwaretool. Beides kann Teil davon sein, ersetzt es aber nicht.
Woraus es besteht
Die Bestandteile sind in allen Managementsystemnormen dieselben, weil sie der harmonisierten Struktur aus Anhang SL folgen:
- Geltungsbereich — welche Standorte, Prozesse und Tätigkeiten erfasst sind
- Kontext und interessierte Parteien — was von außen und innen auf die Organisation wirkt
- Politik und Ziele — die Absicht der Leitung und ihre messbare Übersetzung
- Prozesse — die Abläufe mit Verantwortlichen, Eingaben, Ergebnissen und Schnittstellen
- Ressourcen und Kompetenz — Personal, Infrastruktur, Qualifikation, Unterweisung
- Dokumentierte Information — Vorgaben und Nachweise in gelenkter Form
- Bewertung — Kennzahlen, internes Audit, Managementbewertung
- Verbesserung — Umgang mit Abweichungen und Korrekturmaßnahmen
Fehlt eines dieser Elemente, entsteht typischerweise dieselbe Lücke: Es wird gearbeitet und dokumentiert, aber nicht bewertet und nicht angepasst.
Ein Muster, viele Themen
Dasselbe Grundgerüst trägt unterschiedliche Gegenstände. ISO 9001 steuert Qualität, ISO 14001 Umweltaspekte, ISO 45001 Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit, ISO/IEC 27001 Informationssicherheit, ISO 50001 den Energieeinsatz.
Der Unterschied liegt fast vollständig in Kapitel 8. Die Kapitel zu Kontext, Führung, Planung, Unterstützung, Bewertung und Verbesserung sind weitgehend gleich formuliert. Das ist der Grund, warum sich mehrere Normen zu einem integrierten Managementsystem zusammenführen lassen.
Woran ein Schein-System erkennbar ist
Es gibt ein wiederkehrendes Muster: Das System existiert neben dem Betrieb statt in ihm. Die Anzeichen sind gut beschreibbar.
Prozessverantwortliche kennen ihre eigene Prozessbeschreibung nicht. Kennzahlen werden in den Tagen vor dem Audit aktualisiert und dazwischen nicht angesehen. Die Managementbewertung dauert vierzig Minuten und übernimmt das Protokoll des Vorjahres mit geändertem Datum. Qualitätsziele sind Absichtserklärungen ohne Messgröße.
Ein erfahrener Auditor findet das in kurzer Zeit, weil er nicht den Beauftragten fragt, sondern die Person, die die Arbeit macht. Deren Antwort auf die Frage, wie ein Ablauf geregelt ist, wird mit dem gültigen Dokument verglichen. Die Differenz ist die Feststellung.
Ein zweites Erkennungsmerkmal ist die Sprache im Betrieb. Wo vom „QM-System” die Rede ist, wenn eigentlich der Dokumentenserver gemeint ist, und wo Abweichungen als „Papierkram für den Auditor” gelten, hat das System keine Verbindung zur Steuerung. Die Ursache liegt fast nie bei den Beschäftigten, sondern in der Einführung: Es wurde beschrieben, was die Norm verlangt, statt geregelt, was der Betrieb braucht.
Der Aufbau folgt der Arbeit, nicht der Norm
Systeme, die tragen, entstehen aus den tatsächlichen Abläufen. Erst wird beschrieben, was geschieht, dann wird geprüft, wo die Norm mehr verlangt, und nur diese Lücke wird geschlossen.
Der umgekehrte Weg — Kapitel für Kapitel abarbeiten und für jede Anforderung ein Dokument erzeugen — ist schneller und erzeugt zuverlässig ein Parallelsystem. Wie viele Prozesse dabei sinnvoll sind, beantwortet die Frage nach der Prozessanzahl und nicht die Norm.