Die Kompetenzmatrix stellt in einer Tabelle gegenüber, welche Tätigkeiten in einem Bereich anfallen und wer sie in welchem Grad beherrscht. Ihr Wert liegt nicht in der Dokumentation des Ist-Zustands, sondern in der Lücke, die sichtbar wird, sobald auch die Anforderung eingetragen ist.
Aufbau
Zeilen sind Personen, Spalten sind Tätigkeiten, Anlagen oder Qualifikationen. In den Zellen steht eine Stufe. Bewährt hat sich eine vierstufige Skala:
| Stufe | Bedeutung |
|---|---|
| 0 | nicht eingesetzt, keine Einweisung |
| 1 | arbeitet unter Anleitung |
| 2 | arbeitet selbstständig |
| 3 | kann andere einweisen und beurteilen |
Stufe 3 ist die wichtigste Information der ganzen Tabelle. Sie beantwortet, wer überhaupt einweisen darf. Wenn eine Einweisung von jemandem durchgeführt wurde, der selbst nur auf Stufe 2 steht, ist der Nachweis angreifbar.
Ohne Soll keine Lücke
Eine Matrix, die nur das Ist zeigt, ist eine Sammlung. Erst die Anforderung macht sie zum Steuerungsinstrument. Zwei Varianten funktionieren in der Praxis: ein Sollwert je Stelle in einer zusätzlichen Kopfzeile, oder eine Mindestbesetzung je Tätigkeit, etwa mindestens zwei Personen auf Stufe 2.
Die zweite Variante liefert nebenbei die interessanteste Auswertung. Jede Tätigkeit, die nur eine einzige Person auf Stufe 2 hat, ist ein Ausfallrisiko und gehört damit in die Risikoanalyse, nicht nur in die Personalplanung. In kleinen Betrieben trifft das oft Schweißen, Kalibrieren oder die Bedienung einer einzelnen Sondermaschine.
Was als Kompetenznachweis zählt
Kompetenz entsteht aus Ausbildung, Schulung oder Erfahrung. Der Nachweis kann ein Zeugnis sein, ein Zertifikat mit Gültigkeitsdatum, eine dokumentierte Einweisung oder eine Beurteilung durch den Vorgesetzten. Eine Teilnehmerliste allein belegt Anwesenheit, nicht Kompetenz. Für befristete Nachweise wie Schweißerprüfungen oder Fahrausweise gehört das Ablaufdatum in die Matrix, sonst wird es übersehen. Die Nachweise selbst sind Aufzeichnungen und unterliegen den Regeln für dokumentierte Information.
Wer die Bewertung vornimmt
Die Einstufung trifft die Führungskraft, die die Tätigkeit beurteilen kann, nicht die Qualitätsstelle. Sie braucht ein Kriterium, sonst wird die Skala zur Sympathiefrage. Brauchbar ist die Beschreibung der Stufe an der Tätigkeit selbst: Stufe 2 heißt, die Person führt die Tätigkeit ohne Rückfrage aus und erkennt Abweichungen. Ohne solche Beschreibungen bewerten zwei Meister dieselbe Person unterschiedlich, und die Matrix wird über Bereichsgrenzen hinweg unbrauchbar.
Woran es scheitert
Die Matrix altert. Sie entsteht zur Zertifizierungsvorbereitung und wird danach ein Jahr nicht angefasst. Wirksam wird sie erst, wenn ihre Pflege an einen Anlass gekoppelt ist: Eintritt, Versetzung, neue Anlage, abgelaufener Nachweis.
Anforderungen werden vom Stelleninhaber abgeleitet. Dann beschreibt die Anforderung, was die Person kann, und die Lücke ist per Definition null. Die Anforderung kommt von der Tätigkeit, nicht von der Person.
Die Lücke bleibt ohne Konsequenz. Aus einer sichtbaren Lücke muss ein Eintrag im Schulungsplan folgen, mit Termin und Verantwortlichem. Sonst ist die Matrix eine gut gepflegte Feststellung des Mangels. Genau hier setzt die typische Auditfrage an: Zeigen Sie mir eine Lücke aus dem Vorjahr und was daraus geworden ist.