Im Abschlussgespräch stellt das Auditteam vor, was es gefunden hat. Jede Auditfeststellung wird benannt, eingeordnet und begründet, dazu kommt die Auditschlussfolgerung: Ist das Managementsystem wirksam und normkonform, und wird es zur Zertifizierung empfohlen?
Was dort passiert
Das Auditteam geht die Feststellungen einzeln durch. Üblich ist die Einstufung in Hauptabweichung, Nebenabweichung und Verbesserungspotenzial. Zu jeder Abweichung gehören drei Angaben: die betroffene Anforderung, der beobachtete Sachverhalt und der Nachweis, auf den sich die Feststellung stützt. Fehlt eines davon, fragen Sie nach. Eine Feststellung ohne benannten Nachweis lässt sich später weder bearbeiten noch prüfen.
Ebenfalls besprochen werden die Fristen für Korrekturmaßnahmen, das weitere Verfahren und die Frage, ob ein Nachaudit nötig ist.
Was dort nicht passiert
Die Zertifizierungsentscheidung. Das Auditteam empfiehlt, entschieden wird in der Zertifizierungsstelle von Personen, die das Audit nicht durchgeführt haben. Diese Trennung ist der Grund, warum ein Auditor keine verbindliche Zusage machen kann und auch keine machen darf.
Ebenfalls nicht Gegenstand des Gesprächs ist die Lösung. Auditoren einer akkreditierten Stelle dürfen nicht beraten. Sie dürfen sagen, dass die Wirksamkeit der Prüfmittelüberwachung nicht belegt ist. Sie dürfen nicht sagen, welche Software Sie dafür einführen sollen. Wer im Abschlussgespräch nach Lösungsvorschlägen fragt, bekommt entweder keine oder bringt den Auditor in eine Lage, die seine Unabhängigkeit berührt.
Wer teilnehmen sollte
Dieselben Personen wie im Eröffnungsgespräch, ergänzt um die Verantwortlichen der Bereiche, in denen Feststellungen entstanden sind. Die oberste Leitung gehört dazu. Es ist der einzige Termin im Jahr, an dem eine unabhängige Bewertung des Managementsystems ohne Umweg über die interne Berichtslinie ankommt. Wird sie stattdessen später vom Qualitätsbeauftragten zusammengefasst, geht genau die Deutlichkeit verloren, die den Wert des Audits ausmacht.
Wie Sie sich vorbereiten
Nehmen Sie eine zweite Person mit, die ausschließlich mitschreibt. Halten Sie zu jeder Abweichung den genauen Wortlaut, den Normabschnitt und den Nachweis fest. Diese Notizen sind später die Grundlage für den Abgleich mit dem Auditbericht und für den Korrekturmaßnahmenplan.
Klären Sie im Gespräch außerdem, in welchem Format Nachweise eingereicht werden und an wen. Das klingt nebensächlich, ist aber der häufigste Grund für zurückgewiesene Maßnahmenpläne kurz vor Fristende.
Der teuerste Fehler
Zustimmendes Nicken. Wer eine Feststellung im Raum unwidersprochen lässt, weil das Gespräch ohnehin gleich zu Ende ist, akzeptiert sie faktisch. Die inhaltliche Auseinandersetzung findet danach nicht mehr statt, sondern nur noch die Bearbeitung.
Der zweite Fehler ist die stille Feststellung. Wenn im Abschlussgespräch etwas auftaucht, das während des Audits nie angesprochen wurde, ist das ein legitimer Einwand — Feststellungen sollen im Verlauf kommuniziert werden, damit die geprüfte Stelle sie einordnen und gegebenenfalls entkräften kann. Ein sachlicher Hinweis darauf ist kein Angriff auf den Auditor, sondern Teil des Verfahrens.