Ein Formblatt ist eine leere Vorlage: das Prüfprotokoll ohne Werte, die Schulungsliste ohne Namen, der Reklamationsbogen ohne Vorgang. In diesem Zustand ist es ein Vorgabedokument. Es unterliegt Freigabe und Versionierung wie jedes andere.
Mit dem Ausfüllen wechselt es die Kategorie. Aus der Vorlage wird eine Aufzeichnung — ein Nachweis über etwas Geschehenes, der ab diesem Moment nicht mehr geändert wird.
Warum diese Trennung praktisch zählt
Aus dem Wechsel folgen drei Regeln, die im Alltag regelmäßig verletzt werden.
Nur die leere Vorlage bekommt eine neue Version. Wird das Formular überarbeitet, entsteht Stand 4 der Vorlage. Die bereits ausgefüllten Exemplare bleiben auf Stand 3. Sie nachträglich anzugleichen wäre eine Fälschung des Nachweiszustands.
Ausgefüllte Exemplare werden nicht überschrieben, sondern korrigiert. Ein falscher Eintrag wird lesbar durchgestrichen, die Korrektur daneben gesetzt, mit Datum und Kürzel. Das gilt auf Papier wie in der Datei.
Die Aufbewahrungsfrist gilt für das ausgefüllte Exemplar, nicht für die Vorlage. Die Vorlage wird archiviert, weil man später wissen muss, wie sie zum jeweiligen Zeitpunkt aussah. Die Frist selbst richtet sich nach dem Nachweis.
Was ein Formblatt enthalten muss
- Eine eindeutige Bezeichnung mit Dokumentennummer
- Den Versionsstand in der Fuß- oder Kopfzeile, damit er beim Ausdruck mitwandert
- Alle Felder, die die zugehörige Anweisung verlangt — und keine darüber hinaus
- Bei Messwerten Felder für den Wert, nicht nur ein Ankreuzfeld
- Ein Feld für die ausführende Person und das Datum
Der vierte Punkt ist der häufigste inhaltliche Mangel. Formblätter mit Ankreuzfeldern statt Wertfeldern erzeugen Aufzeichnungen, aus denen sich kein Trend ableiten lässt. Wenn die Prüfanweisung eine Toleranz nennt, braucht das Formblatt ein Wertfeld — sonst wird die Bewertung dokumentiert und das Ergebnis nicht.
Der Wildwuchs und wie er entsteht
Formblätter sind die Dokumentenart, die sich am schnellsten vermehrt. Jemand braucht eine Liste, baut sie in einer Tabellenkalkulation, speichert sie im Abteilungsordner und benutzt sie fortan. Sie hat keine Nummer, keinen Stand und keine Freigabe — aber sie erzeugt Aufzeichnungen, die im Audit vorgelegt werden.
Zwei Gegenmaßnahmen wirken. Erstens eine Formblattübersicht mit Nummer, Titel, Stand und zugehörigem Verfahren, geführt an einer Stelle. Zweitens die Regel, dass jedes Formblatt in den mitgeltenden Unterlagen mindestens eines Verfahrens auftauchen muss. Ein Formblatt ohne zugehöriges Verfahren ist entweder überflüssig oder das Verfahren fehlt.
Beim internen Audit lohnt der umgekehrte Weg: Nicht von der Übersicht zu den Formularen gehen, sondern in der Abteilung fragen, welche Listen dort tatsächlich geführt werden. Der Unterschied zwischen beiden Mengen ist das eigentliche Ergebnis.