Die Freigabe ist der Moment, in dem aus einem Entwurf eine verbindliche Vorgabe wird. Erst mit ihr gilt ein Dokument, erst danach darf danach gearbeitet werden — und erst dann ist der Vorgänger ungültig.
ISO 9001 fordert in Kapitel 7.5.2, dass dokumentierte Informationen beim Erstellen und Aktualisieren angemessen gekennzeichnet, in geeignetem Format vorliegen und in Bezug auf Eignung und Angemessenheit geprüft und genehmigt werden. Der Begriff „Freigabe“ selbst stammt aus der betrieblichen Praxis, nicht aus dem Normtext.
Prüfung und Freigabe sind zwei Schritte
Die Prüfung beantwortet die fachliche Frage: Ist der beschriebene Ablauf richtig, vollständig und so durchführbar? Sie gehört zu der Person, die den Prozess beherrscht.
Die Freigabe beantwortet die organisatorische Frage: Soll das ab jetzt für alle gelten? Sie gehört zu der Person, die für den Bereich verantwortlich ist und die Konsequenzen trägt.
In kleinen Organisationen fallen beide zusammen, und das ist zulässig. Kritisch wird es nur bei der Kombination aus allen drei Rollen: Wer ein Dokument schreibt, es selbst prüft und selbst freigibt, hat keine Kontrolle mehr im Ablauf. Bei Dokumenten mit Sicherheits- oder Rechtsbezug ist das ein berechtigter Prüfpunkt im internen Audit.
Der QMB als Universalfreigeber
Das häufigste Muster in mittelständischen Systemen: Sämtliche Dokumente tragen dieselbe Freigabeunterschrift, nämlich die des Qualitätsmanagementbeauftragten. Formal ist das nicht verboten. Inhaltlich verlagert es die Verantwortung dorthin, wo die Fachkenntnis am wenigsten liegt.
Der Effekt ist im Audit gut sichtbar. Auf die Frage, warum ein Schritt so und nicht anders geregelt ist, antwortet der Freigebende, das habe die Fachabteilung so gewollt. Damit ist belegt, dass die Freigabe eine Formalie war. Wer das Managementsystem organisatorisch verantworten sollte, behandelt der Beitrag wer im Unternehmen das Managementsystem verantworten sollte.
Die saubere Lösung ist eine Freigabematrix: Dokumentart, prüfende Rolle, freigebende Rolle. Drei Spalten, eine Seite, und die Diskussion ist ein für alle Mal geführt.
Was am Dokument sichtbar sein muss
- Wer geprüft hat und wann
- Wer freigegeben hat und wann
- Ab wann die Fassung gilt, falls das nicht das Freigabedatum ist
- Welcher Stand vorher galt
Der dritte Punkt wird regelmäßig übersehen. Wenn eine neue Prüfanweisung erst zum Monatsersten gelten soll, weil vorher geschult werden muss, gehört dieses Datum ins Dokument. Sonst arbeiten zwei Schichten nach unterschiedlichen Fassungen, ohne dass eine davon falsch liegt.
Der Fehler nach der Freigabe
Freigabe ohne Verteilung ist wirkungslos. Ein freigegebenes Dokument, das niemand kennt, erzeugt im Audit zwei Feststellungen: die fehlende Bekanntmachung und die Abweichung der gelebten Praxis von der gültigen Vorgabe. Die Freigabe ist deshalb kein Abschluss, sondern der Auslöser für Verteilung, Unterweisung und den Rückruf der alten Fassung — geregelt in der Dokumentenlenkung.