Mitgeltende Unterlagen sind die Dokumente, die man zusätzlich braucht, um ein Verfahren anzuwenden. Steht in einer Verfahrensanweisung zur Reklamationsbearbeitung, dass der Vorgang auf einem bestimmten Formblatt aufgenommen wird, ist dieses Formblatt eine mitgeltende Unterlage.
Der Abschnitt hat einen praktischen Zweck: Er zeigt, was mitgeändert werden muss, wenn das Verfahren sich ändert. Genau deshalb ist er die Stelle, an der Dokumentensysteme am leisesten kaputtgehen.
Was typischerweise hineingehört
- Formblätter und Checklisten, die im Ablauf ausgefüllt werden
- Nachgeordnete Anweisungen, etwa die Arbeitsanweisung zu einem Schritt des Verfahrens
- Externe Vorgaben: Normen, Rechtstexte, Kundenzeichnungen, Lieferantenspezifikationen
- Verknüpfte Verfahren, deren Ergebnis Eingang in dieses Verfahren ist
Nicht hinein gehören Dokumente, die nur inhaltlich verwandt sind. Ein Abschnitt „Mitgeltende Unterlagen“, in dem zwölf Dokumente stehen, von denen zwei tatsächlich gebraucht werden, wird nach der zweiten Änderung nicht mehr gepflegt.
Der Verweis ist die Schwachstelle
Ein Verweis überlebt nur, wenn er auf etwas Stabiles zeigt. Stabil ist die Dokumentennummer. Nicht stabil sind Dateipfad, Dateiname und Versionsstand.
Die typische Kette: Ein Laufwerk wird umstrukturiert, Ordner werden zusammengelegt, Dokumente behalten ihren Inhalt, aber nicht ihren Pfad. Sämtliche Verweise in den Verfahren zeigen ins Leere. Auffallen wird es erst, wenn jemand einem Verweis folgt — im Zweifel im Audit.
Ebenso häufig ist die Rückrichtung: Ein Formblatt wird geändert oder ersetzt, ohne dass jemand prüft, welche Verfahren darauf verweisen. Ohne eine Rückwärtssuche im Dokumentenmanagementsystem lässt sich das kaum vermeiden. Wo eine solche Suche fehlt, hilft ein zusätzlicher Abschnitt im Zieldokument, der festhält, wo es verwendet wird. Das ist doppelte Pflege, aber sie deckt genau den Fall ab, den die Dokumentenlenkung sonst übersieht.
Externe Unterlagen ohne Ausgabestand
Der schwerwiegendste Fehler in diesem Abschnitt sind Verweise auf externe Dokumente ohne Ausgabe. „Nach DIN EN ISO 9001“ zu prüfen, sagt nichts darüber aus, ob die Fassung von 2008 oder von 2015 gemeint ist.
Bei Kundenzeichnungen ist der Effekt unmittelbar spürbar: Wird eine Zeichnung in einem neuen Index geliefert, muss der Verweis in der Prüf- oder Fertigungsunterlage nachgezogen werden. Sonst wird nach dem alten Index gefertigt und die daraus entstehende Nichtkonformität fällt erst beim Kunden auf.
Deshalb gehört die Überwachung externer Dokumente als fester Prüfpunkt in das Auditprogramm — mindestens einmal jährlich die Frage, ob die verwendeten Ausgaben noch gültig sind.
Die einfache Gegenprobe
Nehmen Sie ein beliebiges Verfahren und folgen Sie jedem Verweis im Abschnitt „Mitgeltende Unterlagen“. Wenn einer davon nicht in unter einer Minute auffindbar ist, funktioniert das System nicht — unabhängig davon, wie vollständig die Liste aussieht.