Audit und Prüfung

Auditspur

Die Auditspur ist die Folge zusammenhängender Nachweise, die ein Auditor von einem Einzelfall aus durch die beteiligten Prozesse verfolgt.

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Auditor und Mitarbeiterin im Gespräch über Unterlagen

Die Auditspur ist der rote Faden eines Audits. Der Auditor greift einen konkreten Fall heraus und verfolgt ihn durch alle beteiligten Prozesse — vom Kundenauftrag bis zur Rechnung, von der Reklamation bis zur Wirksamkeitsprüfung. Was dabei sichtbar wird, ist nicht die Beschreibung des Systems, sondern sein tatsächlicher Ablauf.

Wie eine Spur aussieht

Ein Beispiel aus dem Reklamationsprozess: Der Auditor wählt eine Kundenbeanstandung aus dem Vorjahr. Von dort geht es weiter zur Erfassung, zur Sofortmaßnahme, zur Ursachenanalyse, etwa mit Ishikawa-Diagramm oder 8D-Report, zur beschlossenen Korrekturmaßnahme mit Termin und Verantwortlichem, zum Nachweis der Umsetzung, zur Wirksamkeitsprüfung und schließlich zur Frage, ob der Fall in der Managementbewertung aufgetaucht ist.

Sieben Stationen, ein einziger Fall. An jeder Station kann der Auditor prüfen, ob die Vorgabe eingehalten wurde, und gleichzeitig fragen, ob die Vorgabe überhaupt sinnvoll ist.

Vorwärts, rückwärts, quer

Die Richtung wählt der Auditor nach Zweck. Vorwärts vom Auftrag zur Auslieferung zeigt, ob die Kette geschlossen ist. Rückwärts vom fertigen Produkt zur Bestellung zeigt, ob Rückverfolgbarkeit tatsächlich funktioniert — das ist die härtere Prüfung, weil sie ohne Vorbereitung auskommt.

Quer durch die Organisation geführt, deckt dieselbe Spur die Wechselwirkung von Prozessen auf. Der Auditor fragt die empfangende Seite, was sie erhalten hat und was gefehlt hat. Die Antwort weicht erfahrungsgemäß von der Selbstbeschreibung der abgebenden Seite ab.

Wo Spuren typischerweise abreißen

Nicht in den Prozessen, sondern an den Systemgrenzen. Überall dort, wo Daten von einem Werkzeug in ein anderes übertragen werden — vom ERP in eine Excel-Liste, aus dem Ticketsystem in eine Serienmail, vom Papierlaufzettel in die Datenbank — geht Nachweis verloren. Man erkennt es daran, dass die Antwort auf die Frage nach dem Beleg lautet: „Das macht die Kollegin nach Erfahrung.“

Der zweite Bruchpunkt ist der Personalwechsel. Ein Prozess, dessen Nachweise nur die eine Person auffinden kann, die ihn seit zehn Jahren betreut, ist kein beherrschter Prozess.

Der dritte liegt bei Ausnahmen. Der Standardauftrag ist meist sauber belegt. Der Eilauftrag, der Freitagnachmittag telefonisch geändert wurde, ist es selten. Erfahrene Auditoren wählen deshalb bevorzugt Fälle, die vom Normalablauf abweichen.

Was die Methode für die eigene Vorbereitung bedeutet

Wer sich auf ein Zertifizierungsaudit vorbereitet, sollte selbst zwei bis drei Spuren durchgehen — nicht Ordner sortieren. Nehmen Sie einen Auftrag, den niemand ausgesucht hat, und versuchen Sie, ihn lückenlos zu belegen. Das dauert eine Stunde und findet mehr als jede Checkliste. Auch das interne Audit wird deutlich brauchbarer, wenn es Spuren folgt, statt Normkapitel abzufragen. Ein internes Audit ohne jede Feststellung deutet meist darauf hin, dass nur Vorgabedokumente gelesen und keine Fälle verfolgt wurden.

Häufige Fragen

Wählt der Auditor den Startpunkt der Spur selbst?

Ja, und das ist der Kern der Methode. Wenn die geprüfte Stelle den Fall aussucht, prüft der Auditor die Auswahl, nicht den Prozess. Üblich sind Startpunkte mit erhöhtem Risiko: ein reklamierter Auftrag, eine Änderung kurz vor Auslieferung, ein neuer Lieferant, der erste Auftrag nach einer Prozessumstellung.

Was bedeutet es, wenn die Spur abreißt?

Es bedeutet zunächst, dass ein Nachweis fehlt — nicht automatisch, dass der Prozess falsch läuft. Der Auditor fragt dann weiter, ob die Tätigkeit stattgefunden hat und nur nicht belegt ist, oder ob sie ausgefallen ist. Aus dem ersten Fall wird meist eine Nebenabweichung, aus dem zweiten je nach Bedeutung eine Hauptabweichung.

Ist die Auditspur auch im Remote-Audit möglich?

Ja, sie funktioniert dort sogar besonders gut, weil Belege am Bildschirm schnell aufgerufen werden können. Zwei Bedingungen müssen erfüllt sein: Der Auditor bestimmt, welcher Datensatz geöffnet wird, und er sieht die Bildschirmfreigabe live, statt vorbereitete Ausdrucke zugeschickt zu bekommen. Grenzen hat die Methode dort, wo körperliche Nachweise nötig sind, etwa Kennzeichnung im Lager.