Der Auditplan ist die Detailplanung für ein einzelnes Audit. Er beantwortet, wer wann mit wem worüber spricht — und macht damit für alle Beteiligten planbar, was auf sie zukommt.
Der Inhalt
- Auditziel — was soll festgestellt werden?
- Auditkriterien — gegen welche Anforderungen wird geprüft? Norm, interne Vorgaben, gesetzliche Anforderungen, Kundenanforderungen.
- Umfang — welche Prozesse, Bereiche, Standorte, Zeiträume?
- Termine und Zeitfenster je Bereich
- Auditteam und Rollen
- Gesprächspartner je Zeitfenster
- Ablauf — Eröffnungsgespräch, Auditgang, interne Abstimmung, Abschlussgespräch
Wo der Plan aufhört und das Programm anfängt
Beide Begriffe werden verwechselt, betreffen aber verschiedene Ebenen:
| Auditprogramm | Auditplan | |
|---|---|---|
| Zeitraum | Jahr oder Zertifizierungszyklus | ein Termin, meist Stunden bis Tage |
| Gegenstand | alle Audits, ihre Häufigkeit und Tiefe | ein Audit, sein Ablauf |
| Entscheidet über | welche Prozesse wie oft drankommen | wer wann Rede und Antwort steht |
| Adressat | Leitung und Auditverantwortliche | die auditierten Bereiche |
Das Programm sagt: Der Einkauf wird im zweiten Quartal geprüft. Der Plan sagt: am 14. Mai von 9 bis 11 Uhr, mit der Bereichsleitung und zwei Sachbearbeitern, gegen Kapitel 8.4 und die Verfahrensanweisung zur Lieferantenbewertung. Was dabei herauskommt, steht später im Auditbericht.
Zeitplanung mit Puffer
Der häufigste Planungsfehler ist ein zu dichter Takt. Wenn für einen Prozess 45 Minuten stehen und das Gespräch produktiv wird, sollte man nachfassen können, ohne den ganzen Tag zu sprengen. Ein Viertel Puffer ist eine brauchbare Faustregel.
Ebenso praktisch: Die Zeitfenster mit den Beteiligten abstimmen, nicht nur mitteilen. Ein Audittermin, der auf die Schichtübergabe oder den Monatsabschluss fällt, kostet beide Seiten Nerven.
Was der Plan bewirkt
Er nimmt dem Audit die Unberechenbarkeit. Wer weiß, dass am Dienstag um zehn der Beschaffungsprozess dran ist, kann die Unterlagen bereitlegen und die richtigen Personen einplanen. Das erhöht die Qualität des Audits, statt sie zu senken — geprüft wird schließlich der Prozess, nicht die Reaktionsfähigkeit der Beteiligten.
Woran es in der Praxis scheitert
Der Plan nennt Normkapitel statt Prozesse. „Kapitel 8.5“ sagt dem Produktionsleiter nichts. „Fertigungssteuerung, Rüstfreigabe und Kennzeichnung der Halbzeuge“ sagt ihm, wen er dazuholen muss.
Es wird nur mit Führungskräften gesprochen. Ob eine Vorgabe wirkt, zeigt sich am Arbeitsplatz. Planen Sie ausdrücklich Zeit für ausführende Rollen ein, sonst prüfen Sie die Beschreibung des Prozesses statt den Prozess.
Der Auditor prüft seinen eigenen Bereich. Objektivität ist eine Anforderung, keine Empfehlung. In kleinen Organisationen löst man das über Kreuzauditierung oder externe Auditoren.
Kein Zeitfenster für die Auswertung. Wer direkt nach dem letzten Gespräch ins Abschlussgespräch geht, formuliert Feststellungen unter Zeitdruck. Eine halbe Stunde Abstimmung im Auditteam gehört in den Plan.
Der Plan wird nach dem Audit weggeworfen. Er ist der Nachweis, dass der geplante Umfang tatsächlich geprüft wurde, und gehört zu den Aufzeichnungen des Audits.