Das Eröffnungsgespräch stellt vor dem ersten Prüfschritt sicher, dass alle Beteiligten dasselbe Verständnis vom Audit haben. Es ist kein Höflichkeitsritual, sondern der Moment, in dem der Auditplan verbindlich wird und Missverständnisse noch kostenlos zu beseitigen sind.
Was besprochen wird
- Vorstellung des Auditteams mit Rollen, einschließlich Begleitpersonen und Auditoren in Ausbildung.
- Bestätigung von Auditziel, Umfang und Auditkriterien — welche Norm, welche internen Vorgaben, welche gesetzlichen Anforderungen.
- Bestätigung des Zeitplans, einschließlich Uhrzeit des Abschlussgesprächs.
- Methodik: Gespräche, Beobachtung vor Ort, Einsicht in Nachweise, Stichprobenauswahl.
- Kommunikationswege während des Audits, insbesondere wer über Feststellungen wann informiert wird.
- Vertraulichkeit und Umgang mit Aufzeichnungen.
- Sicherheit und Zutritt: Schutzausrüstung, Begleitpflicht, Sperrbereiche, Notfallregelung.
- Ressourcen: Raum, Netzzugang, Ansprechpartner je Zeitfenster.
Bei einem Zertifizierungsaudit kommt ein weiterer Punkt hinzu: die Erläuterung, wie Feststellungen eingestuft werden und wer am Ende über die Zertifizierung entscheidet. Das Auditteam entscheidet darüber nicht.
Der Punkt, der am häufigsten fehlt
Der Hinweis, dass das Audit auf Stichproben beruht. Er klingt nach Formalie und ist der wichtigste Satz des Gesprächs. Aus ihm folgt zweierlei: Ein Audit ohne Feststellungen belegt keine Fehlerfreiheit. Und eine Stelle, die geprüft und nicht beanstandet wurde, ist damit nicht freigegeben — die Organisation bleibt für die Konformität verantwortlich, nicht der Auditor.
Wer diesen Punkt überspringt, hört ihn im nächsten Jahr als Einwand: „Das hat der Auditor letztes Jahr genauso gesehen und nichts gesagt.“
Bei internen Audits fällt es meist aus, zu Unrecht
In der eigenen Organisation wirkt ein Eröffnungsgespräch übertrieben. Drei Sätze zu Beginn ersparen trotzdem die typischen Reibungen: dass geprüft wird, wie der Prozess läuft, und nicht, wie eine Person arbeitet; dass Feststellungen an die Prozessverantwortung gehen und nicht an die Personalakte; dass Ergebnisse am Ende gemeinsam besprochen werden. Das kostet fünf Minuten und senkt die Abwehrhaltung spürbar.
Beim Remote-Audit gehört ein Technikteil dazu
Vor der ersten Bildschirmfreigabe wird geklärt, wer welche Systeme öffnen kann, wie mit Aufzeichnungen umgegangen wird und was passiert, wenn die Verbindung abbricht. Ohne diese Absprache verliert man beim ersten Aussetzer Zeit, die im Zeitplan nicht vorgesehen ist. Details dazu unter Remote-Audit.
Woran es scheitert
Am Kalender. Führungskräfte lassen sich für das Eröffnungsgespräch entschuldigen und erscheinen erst zum Abschlussgespräch. Dann werden die Regeln des Audits von jemandem gehört, der sie nicht vereinbart hat, und die Ergebnisse treffen ungefiltert auf jemanden, der den Zusammenhang nicht kennt. Beides erschwert die Zusammenarbeit für den Rest des Audits.
Der zweite Fehler ist inhaltlich: Der Umfang wird bestätigt, ohne ihn zu prüfen. Wenn seit dem letzten Audit ein Standort dazugekommen ist, ein Prozess ausgelagert wurde oder eine neue Produktgruppe gestartet ist, gehört das hierhin — und nicht in den letzten Auditgang.