Eine Lieferantenbewertung wird bürokratisch, wenn alle Lieferanten gleich behandelt werden. Die Norm verlangt das ausdrücklich nicht: Umfang und Tiefe der Steuerung richten sich danach, wie stark der externe Anbieter die Konformität der eigenen Leistung beeinflusst. Wer den Bürobedarfshändler denselben Fragebogen ausfüllen lässt wie den Kalibrierdienst, hat sich diese Arbeit selbst gemacht — und wird sie im Audit trotzdem nicht als Stärke verbuchen können.
Zuerst klassifizieren, dann bewerten
Der Aufwand entscheidet sich vor der ersten Bewertung, bei der Einteilung. Zwei Fragen genügen: Wie stark wirkt sich ein Fehler dieses Anbieters auf das eigene Produkt aus, und wie leicht ist er ersetzbar?
| Klasse | Merkmal | Bewertungstiefe |
|---|---|---|
| A | Ausfall oder Fehler wirkt direkt auf Produkt, Sicherheit oder Termin; schwer ersetzbar | Leistungsdaten laufend, jährliche Bewertung, Gespräch, ggf. Audit |
| B | Wirkung vorhanden, aber abgesichert durch eigene Prüfung; ersetzbar | Leistungsdaten laufend, jährliche Bewertung ohne Zusatzaufwand |
| C | Keine Wirkung auf Produktkonformität | Freigabe bei Beauftragung, keine laufende Bewertung |
Diese Einteilung ist die eigentliche Arbeit und muss begründet dokumentiert sein. Sie ist zugleich der Punkt, an dem sich Aufwand sparen lässt: In den meisten Unternehmen fällt der überwiegende Teil der Kreditorenliste in Klasse C. Die Zuordnung folgt dem risikobasierten Denken und ist im Audit deutlich leichter zu verteidigen als eine Gleichbehandlung, die niemand pflegt.
Die Daten liegen bereits im System
Der Fragebogen ist die aufwendigste und schwächste Datenquelle. Er misst, was der Lieferant über sich sagt. Belastbarer ist, was Ihr eigenes System über ihn weiß:
- Termintreue. Bestätigtes Lieferdatum gegen Wareneingangsdatum. Steht im ERP-System und muss nur ausgewertet werden.
- Qualität im Wareneingang. Anzahl beanstandeter Lieferungen im Verhältnis zu allen Lieferungen des Anbieters.
- Mengen- und Papierfehler. Falsche Menge, fehlendes Zeugnis, falscher Zeichnungsstand. Diese Kategorie wird selten getrennt geführt und ist oft die häufigste.
- Reaktion im Fehlerfall. Zeit bis zur Rückmeldung, Qualität der Stellungnahme, Ersatzlieferung. Diese Größe erklärt mehr über die Zusammenarbeit als jede Fehlerquote.
Der vierte Punkt lässt sich nicht automatisch erheben, aber mit einer dreistufigen Einschätzung durch den Einkauf abbilden. Wichtig ist, dass die Zuordnung der Stufen vorher definiert ist — sonst entsteht eine Meinungsnote. Wie eine Kennzahl aufgebaut sein muss, damit sie später vergleichbar bleibt, gilt hier genauso wie bei internen Kennzahlen: Zähler, Nenner, Quelle, Ausschlüsse.
Die Zertifikatsfalle
Ein vorgelegtes Zertifikat wird abgeheftet und gilt als erledigt. Zwei Punkte werden dabei regelmäßig übersehen.
Erstens der Geltungsbereich. Auf dem Zertifikat stehen die Standorte und die Tätigkeiten, für die es ausgestellt wurde. Wenn Ihr Lieferant an drei Standorten fertigt und nur einer im Zertifikat genannt ist, deckt es Ihre Lieferung möglicherweise nicht ab. Prüfen Sie außerdem, ob die Tätigkeit passt: Ein Zertifikat für Handel und Vertrieb ist kein Nachweis für Fertigungsprozesse.
Zweitens die Gültigkeit. Zertifikate laufen aus, und sie können ausgesetzt oder entzogen werden, ohne dass jemand Sie informiert. Ein Feld mit dem Ablaufdatum in der Lieferantenstammdatei und eine Wiedervorlage einige Wochen vorher lösen das Problem. Bei wichtigen Lieferanten lohnt zusätzlich der gelegentliche Blick in das Verzeichnis der Zertifizierungsstelle, in dem der aktuelle Status hinterlegt ist.
Bewertung ohne Konsequenz ist der Regelfall
Der ernsteste Mangel ist selten die Methode, sondern das Fehlen einer Folge. In vielen Systemen existiert eine Bewertungsmatrix mit Ampelfarben, in der seit Jahren niemand die Farbe Rot hatte — nicht weil alle Lieferanten gut sind, sondern weil die Schwellen so gesetzt wurden, dass Rot nicht vorkommt.
Legen Sie deshalb zu jeder Bewertungsstufe die Reaktion vorher fest: bei mittlerer Bewertung ein dokumentiertes Gespräch mit Maßnahmen und Termin, bei schlechter Bewertung erhöhte Eingangsprüfung und Sperrung für Neuprojekte, bei wiederholt schlechter Bewertung Auslistung oder ein Lieferantenaudit. Wenn eine dieser Reaktionen wirtschaftlich nicht durchsetzbar ist, gehört das begründet in die Akte — dann wird die Absicherung zur Maßnahme.
Auswahl, Überwachung, Neubewertung sind drei getrennte Schritte
Gefordert sind Kriterien für drei unterschiedliche Situationen, und sie werden regelmäßig in einen einzigen Vorgang zusammengezogen.
Die Auswahl findet vor der ersten Bestellung statt. Hier gibt es noch keine Leistungsdaten, deshalb greifen andere Kriterien: Referenzen, Musterprüfung, Erstbemusterung, Zertifikate, gegebenenfalls ein Besuch. Der typische Fehler ist die Freigabe eines neuen Anbieters über eine Eilbestellung, die an der Prüfung vorbeiläuft und danach zur Regelbelieferung wird.
Die Überwachung läuft während der Zusammenarbeit und besteht aus den Leistungsdaten. Sie braucht keine eigene Aktion, nur eine funktionierende Erfassung.
Die Neubewertung ist der bewertende Blick in festen Abständen und bei Anlässen. Anlässe sind wichtiger als der Kalender: Standortverlagerung, Eigentümerwechsel, Insolvenzhinweise, Häufung von Beanstandungen, ausgelaufenes Zertifikat. Wer nur jährlich bewertet, erfährt von einer Produktionsverlagerung nach Asien im Zweifel erst, wenn die erste Lieferung von dort abweicht.
Woran ein Auditor die Alibi-Bewertung erkennt
Drei Merkmale reichen aus, und alle drei sind in wenigen Minuten sichtbar:
- Alle Lieferanten haben ähnlich gute Noten, und die Reihenfolge ändert sich über Jahre kaum.
- Es gibt keinen Vorgang, in dem eine Bewertung zu einer Maßnahme geführt hat.
- Reklamationen an Lieferanten aus dem laufenden Jahr tauchen in der Bewertung nicht auf, weil sie in einem anderen System geführt werden.
Der dritte Punkt ist der häufigste. Die Verbindung zwischen Reklamationsdaten und Bewertung fehlt, weil beide Listen in unterschiedlichen Abteilungen gepflegt werden. Ein Auditor findet diese Lücke, indem er sich eine konkrete Lieferantenreklamation zeigen lässt und dann in die Bewertung desselben Anbieters schaut.
Der häufigste Fehler
Der häufigste Fehler ist die jährliche Sammelaktion: Im Dezember wird die Liste aller Lieferanten geöffnet, jeder bekommt eine Note nach Erinnerung, das Blatt wird abgezeichnet. Das erzeugt Aufwand an einem Tag, an dem niemand Zeit hat, und liefert Werte, die niemand belegen kann.
Die Alternative ist unspektakulär und schneller: Leistungsdaten laufend im System sammeln lassen, die Bewertung einmal jährlich aus diesen Daten erzeugen und nur bei Auffälligkeiten eine Einschätzung ergänzen. Der Zeitaufwand sinkt deutlich, und die Bewertung wird zum ersten Mal überprüfbar — was auch bedeutet, dass sie im Audit nicht mehr begründet werden muss, sondern nur noch gezeigt.