SIPOC beschreibt einen Prozess auf einer Seite über fünf Spalten: Lieferant, Eingabe, Prozess, Ergebnis, Kunde. Die Übersicht klärt keine Details, sondern Grenzen — wo der Prozess beginnt, wo er endet und wer etwas hineingibt oder herausbekommt. Genau darüber entsteht in Projekten der meiste Streit.
Ausgefüllt wird von rechts nach links
Die Buchstabenfolge legt eine Reihenfolge nahe, die nicht funktioniert. Wer links beginnt, beschreibt, was er ohnehin tut. Sinnvoll ist der umgekehrte Weg:
- Kunde. Wer nimmt das Ergebnis ab? Häufig ist es ein interner Empfänger, nicht der Endkunde.
- Ergebnis. Was genau bekommt dieser Kunde, und welche Anforderungen hat er daran?
- Prozess. Vier bis sieben Schritte, die vom Anfang zum Ergebnis führen.
- Eingabe. Was muss vorliegen, damit Schritt eins beginnen kann?
- Lieferant. Wer liefert diese Eingaben, intern oder extern?
Die Anforderungen des Kunden gehören dazu und werden regelmäßig weggelassen. Ohne sie steht in der Spalte O ein Dokumentname, aber keine Aussage darüber, wann das Ergebnis in Ordnung ist. Manche Varianten führen diese Anforderungen als eigene Spalte.
Wozu die Übersicht im Managementsystem taugt
ISO 9001 verlangt, dass die erforderlichen Prozesse mit ihren Eingaben und Ergebnissen bestimmt werden und dass Verantwortungen festgelegt sind. Ein SIPOC liefert genau diese Angaben in einer Form, die auch Beschäftigte ohne Normkenntnis in zwanzig Minuten ausfüllen können.
Zwei weitere Anwendungen sind naheliegend. Erstens die Klärung der Rolle des Prozesseigners: Die Spalten S und C benennen, mit wem er sich abstimmen muss. Zweitens die Auditvorbereitung — Auditoren fragen nach Schnittstellen und danach, wie Anforderungen an vorgelagerte Bereiche kommuniziert werden. Ein SIPOC beantwortet beides ohne Suchen.
Abgrenzung zu benachbarten Darstellungen
| Darstellung | Beantwortet |
|---|---|
| Prozesslandkarte | Welche Prozesse gibt es, wie hängen sie zusammen? |
| SIPOC | Wo beginnt und endet ein Prozess, wer ist beteiligt? |
| Flussdiagramm | In welcher Reihenfolge, mit welchen Verzweigungen? |
Wer ein SIPOC mit Entscheidungsrauten und Rücksprüngen füllt, hat ein schlechtes Flussdiagramm gebaut. Der Wert liegt in der Beschränkung.
Woran es scheitert
Der Kunde bleibt abstrakt. Steht in der Spalte C nur „Kunde”, fehlt der interne Empfänger — und damit der Ort, an dem die meisten Übergabefehler entstehen. Die Frage nach den interessierten Parteien hilft, diese Empfänger vollständig zu erfassen.
Der Betrachtungsbereich ist zu groß. „Auftragsabwicklung” von der Anfrage bis zur Zahlung ist kein Prozess für ein SIPOC, sondern eine Prozesskette. Das Ergebnis ist eine Tabelle, der niemand widerspricht und aus der niemand etwas ableitet.
Es wird allein am Schreibtisch erstellt. Der Nutzen entsteht im Gespräch, wenn Lieferant und Abnehmer feststellen, dass sie unterschiedliche Vorstellungen vom Ergebnis hatten. Ein nachträglich für die Prozesslandkarte ergänztes SIPOC ist Dokumentation ohne Erkenntnis.