Ein Qualitätsmanagementsystem, kurz QMS, ist der Rahmen, in dem eine Organisation die Qualität ihrer Leistungen steuert: Politik und Ziele, die zugehörigen Prozesse, die Zuständigkeiten dafür und die Nachweise, dass es funktioniert. Es ist kein Ordner, kein Softwaretool und kein Zertifikat. Alle drei können dazugehören, keines davon ist das System.
Die Tätigkeit und der Rahmen sind zwei Dinge
Qualitätsmanagement bezeichnet das Tun: Anforderungen klären, Abläufe planen, Ergebnisse prüfen, Fehler abstellen. Das geschieht in jedem Betrieb, auch in einem ohne Norm — nur eben personengebunden und ohne Nachweis.
Das Qualitätsmanagementsystem macht daraus etwas Wiederholbares. Es legt fest, wer entscheidet, nach welchen Kriterien, in welchem Rhythmus bewertet wird und woran sich das später belegen lässt. Der Unterschied wird beim Personalwechsel sichtbar: Tätigkeit geht mit der Person, ein System bleibt.
Woraus ein QMS besteht
- Geltungsbereich — welche Standorte, Prozesse und Leistungen erfasst sind und was begründet ausgenommen ist
- Kontext und interessierte Parteien — Kunden, Behörden, Eigentümer und ihre Anforderungen
- Qualitätspolitik und Ziele — die Absicht der Leitung und ihre messbare Übersetzung
- Prozesse — mit Eingaben, Ergebnissen, Verantwortlichen und Steuerungskriterien
- Ressourcen und Kompetenz — Personal, Infrastruktur, Prüfmittel, Qualifikation
- Dokumentierte Information — Vorgaben und Aufzeichnungen in gelenkter Form
- Bewertung — Kennzahlen, Kundenrückmeldungen, internes Audit, Managementbewertung
- Verbesserung — Umgang mit Abweichungen, Korrekturmaßnahmen, Wirksamkeitsnachweis
Diese Bestandteile folgen der einheitlichen Struktur aller Managementsystemnormen. Das Managementsystem als Oberbegriff funktioniert für Umwelt, Energie oder Informationssicherheit genauso — der Unterschied liegt fast vollständig im Betriebskapitel, das bei ISO 9001 Entwicklung, Beschaffung, Produktion und Fehlerbehandlung regelt.
Was oft mit dem System verwechselt wird
| Begriff | Was es ist |
|---|---|
| QM-Handbuch | Eine Beschreibung des Systems, seit 2015 nicht mehr gefordert |
| Zertifikat | Die Bestätigung eines Dritten, dass die Norm erfüllt ist |
| QM-Software | Ein Werkzeug für Dokumente, Termine und Auswertungen |
| Qualitätssicherung | Ein Teil des Qualitätsmanagements: der prüfende Teil |
Am folgenreichsten ist die zweite Zeile. Wer das Zertifikat für das System hält, baut auf das Audit hin und nicht auf den Betrieb — und stellt zwischen zwei Audits die Pflege ein.
Woran ein wirksames System erkennbar ist
Es gibt drei Prüfungen, die schneller sind als jedes Dokumentenstudium.
Kennt die Fachkraft ihre eigene Vorgabe? Wenn die Person an der Maschine die geltende Arbeitsanweisung ohne Hilfe findet und ihr Inhalt der gelebten Praxis entspricht, trägt das System.
Führen Abweichungen zu Änderungen? Eine Reklamation, die zu einer geänderten Prüfanweisung geführt hat, ist ein stärkerer Beleg als jede Kennzahlentabelle.
Wird zwischen den Audits gearbeitet? Wenn Kennzahlen, Bewertungen und Freigabedaten sich in den Wochen vor dem Audit häufen, existiert das System für den Auditor, nicht für den Betrieb.