Die Vorbereitung auf ein Zertifizierungsaudit läuft in vielen Unternehmen falsch herum: Es wird die Norm verteilt, und Mitarbeitende sollen sich Kapitel merken. Im Audit fragt dann niemand danach.
Auditoren prüfen Wirksamkeit, und Wirksamkeit zeigt sich am konkreten Fall. Die folgenden zwölf Fragen kommen in unterschiedlicher Formulierung fast immer.
Wonach ein Auditor tatsächlich sucht
Ein Auditor hat begrenzte Zeit und arbeitet mit Stichproben. Er sucht drei Dinge: einen Beleg dafür, dass eine Anforderung erfüllt ist; Übereinstimmung zwischen dem, was Dokumente behaupten, und dem, was Menschen erzählen; und einen Hinweis darauf, dass das System auch ohne Audit läuft.
Daraus folgt die Fragetechnik. Fast jede Frage zielt auf einen konkreten letzten Fall, nicht auf eine Regel. „Wie gehen Sie mit Reklamationen um“ ist die Aufwärmfrage. Die eigentliche Frage lautet: „Zeigen Sie mir die letzte.“ Wer die Regel beschreiben kann, aber keinen Fall vorzeigt, hat ein aufgeschriebenes und kein gelebtes System.
Diese Systematik ist dieselbe wie im internen Audit. Wer sie im eigenen Haus einmal durchgespielt hat, erlebt im Zertifizierungsaudit wenig Überraschungen; der Leitfaden für den ersten internen Auditdurchgang beschreibt den Ablauf im Detail.
An der Geschäftsführung
1. Was sind Ihre Qualitätsziele, und wo stehen Sie damit? Der Klassiker. Erwartet wird nicht das Aufsagen einer Liste, sondern eine Einschätzung: Was läuft, was nicht, was tun Sie dagegen? Eine schlechte Antwort verweist auf den Qualitätsbeauftragten. Die Ziele gehören der Leitung, nicht der Stabsstelle.
2. Welche Themen beschäftigen Ihr Unternehmen gerade am meisten? Damit prüft der Auditor den Kontext der Organisation — und ob die dokumentierten Themen etwas mit der Realität zu tun haben. Wenn die Geschäftsführung von Personalmangel und Energiepreisen spricht, die Kontextanalyse aber von Digitalisierung und Globalisierung, ist die Analyse eine Vorlage.
3. Wann haben Sie zuletzt über das Managementsystem entschieden? Zielt auf die Managementbewertung. Die Antwort „im letzten Meeting“ reicht nicht; gefragt sind Beschlüsse mit Datum, Verantwortlichem und Folgemaßnahme.
In der Produktion oder Leistungserbringung
4. Zeigen Sie mir bitte den letzten Auftrag. Von hier aus wird rückwärts gearbeitet: Wie kam die Anforderung herein, wie wurde sie geprüft, was wurde dokumentiert, wie wurde geliefert. Der Auditor wählt den Auftrag, nicht Sie — ein vorbereiteter Musterauftrag hilft nicht.
5. Was machen Sie, wenn etwas nicht stimmt? Prüft den Umgang mit Nichtkonformitäten. Gute Antworten sind konkret: „Ich lege es in den roten Bereich und trage es im System ein, dann entscheidet der Schichtführer.“ Die Anschlussfrage kommt sicher: Zeigen Sie mir den letzten Eintrag.
6. Woher wissen Sie, wie dieser Arbeitsschritt geht? Zielt auf Arbeitsanweisungen, Einarbeitung und Kompetenz. Wenn die Antwort „das zeigt einem der Kollege“ lautet, ist das nicht automatisch falsch — dann muss aber belegt sein, dass die Einarbeitung geregelt ist und jemand ihre Wirkung bestätigt hat.
7. Was passiert, wenn Sie im Urlaub sind? Die Vertretungsfrage deckt zuverlässig auf, ob Prozesse an Personen hängen. Sie wird gern in kleinen Betrieben gestellt, wo eine Person mehrere Rollen trägt.
Im Einkauf
8. Wie wählen Sie Lieferanten aus, und wie bewerten Sie sie? Kapitel 8.4 verlangt Kriterien und Überwachung. Eine Lieferantenliste ohne Bewertung genügt nicht. Die zweite Hälfte der Frage ist die schwierigere: Was folgt aus einer schlechten Bewertung?
9. Was ist bei Ihrem letzten Lieferantenproblem passiert? Verknüpft Lieferantensteuerung mit dem Abweichungsprozess. Gefragt ist der ganze Weg: Reklamation, Rückmeldung des Lieferanten, Wirkung auf die nächste Bewertung.
Bei den Nachweisen
10. Zeigen Sie mir die letzten drei Aufzeichnungen zu diesem Prozess. Die häufigste Prüfmethode überhaupt. Der Auditor wählt, nicht Sie. Fehlt eine der drei, ist die Lückenlosigkeit der Aufzeichnung widerlegt — und das wiegt schwerer als ein einzelner fehlender Wert.
11. Wie stellen Sie sicher, dass alle mit der aktuellen Version arbeiten? Zielt auf Dokumentenlenkung. Praktisch wird das mit einer Stichprobe geprüft: Ist das Dokument am Arbeitsplatz dasselbe wie im System? Die laminierte Anweisung an der Maschine ist der klassische Fundort.
12. Was haben Sie im letzten Jahr verbessert? Kapitel 10.3. Erwartet wird ein Beispiel mit Vorher- und Nachher-Wert, nicht eine Absichtserklärung.
Die zwölf Fragen im Überblick
| Frage | Was dahintersteckt | Was Sie bereitlegen |
|---|---|---|
| Was sind Ihre Qualitätsziele, und wo stehen Sie damit? | Ziele mit Messgröße, aktuellem Stand und Reaktion bei Abweichung | Zielblatt mit Ist-Wert, letztes Protokoll dazu |
| Welche Themen beschäftigen Ihr Unternehmen gerade? | Deckt sich die Kontextanalyse mit der Wirklichkeit? | Kontextanalyse mit Datum der letzten Überarbeitung |
| Wann haben Sie zuletzt über das System entschieden? | Managementbewertung mit Beschlüssen statt Folien | Protokoll der letzten Bewertung samt Maßnahmenliste |
| Zeigen Sie mir den letzten Auftrag. | Durchgängigkeit von der Anfrage bis zur Lieferung | Auftragsakte in der Form, in der sie täglich entsteht |
| Was machen Sie, wenn etwas nicht stimmt? | Umgang mit nichtkonformen Ergebnissen im Alltag | Sperrbereich, Meldeweg, letzte Einträge |
| Woher wissen Sie, wie dieser Arbeitsschritt geht? | Kompetenz, Einarbeitung, Anweisung am Arbeitsplatz | Gültige Anweisung vor Ort, Einarbeitungsnachweis |
| Was passiert, wenn Sie im Urlaub sind? | Vertretung und Personenabhängigkeit | Vertretungsregelung, Kompetenzmatrix |
| Wie wählen und bewerten Sie Lieferanten? | Kriterien, Bewertung und deren Konsequenz | Bewertungsübersicht des letzten Zyklus |
| Was ist bei Ihrem letzten Lieferantenproblem passiert? | Verbindung von Lieferantensteuerung und Abweichungsprozess | Reklamationsvorgang mit Rückmeldung des Lieferanten |
| Zeigen Sie mir die letzten drei Aufzeichnungen. | Stichprobe auf Vollständigkeit und Lückenlosigkeit | Ablage, in der die Nachweise ohne Suchen auffindbar sind |
| Wie stellen Sie sicher, dass alle die aktuelle Version nutzen? | Dokumentenlenkung, geprüft am Einsatzort | Verteilerregel, Dokument am Arbeitsplatz |
| Was haben Sie im letzten Jahr verbessert? | Fortlaufende Verbesserung mit Beleg | Zwei Beispiele mit Vorher- und Nachher-Wert |
Antworten, die Probleme machen
„Das machen wir immer so.“ Beschreibt eine Gewohnheit, keinen Prozess. Die Anschlussfrage lautet zwangsläufig, woher neue Mitarbeitende das wissen sollen.
„Das steht im Handbuch.“ Der Auditor kennt das Handbuch. Er will hören, wie Sie arbeiten, und dann vergleichen. Der Verweis auf ein Dokument beantwortet die Frage nicht.
Die zu lange Antwort. Wer fünf Minuten redet, liefert fünf Minuten Angriffsfläche. Antworten Sie auf die gestellte Frage und warten Sie die nächste ab. Das ist keine Taktik, sondern schlicht präzise Kommunikation.
Die erfundene Antwort. Auditoren fragen nach Belegen. Ein Widerspruch zwischen Aussage und Aufzeichnung fällt innerhalb von Minuten auf und verschiebt den Fokus auf alles andere, was Sie gesagt haben.
„Dafür bin ich nicht zuständig.“ Als vollständige Antwort ein Problem, als halbe Antwort gut: Wer sagt, wer zuständig ist, und die Person holt, zeigt eine funktionierende Zuständigkeitsregelung.
Wie Sie sich sinnvoll vorbereiten
Nicht Normkapitel lernen. Das hilft niemandem und macht unsicher.
Den eigenen Prozess einmal laut erklären. Wer seinen Ablauf einer fachfremden Person erklären kann, besteht jedes Auditgespräch.
Wissen, wo etwas steht. Nicht auswendig, sondern auffindbar. Suchzeiten von mehreren Minuten sind selbst eine Aussage über das System.
Die Nachweise der letzten Monate durchsehen. Nicht schönen, sondern kennen: Wo sind Lücken, und was ist die Erklärung dafür?
Offene Punkte kennen und benennen. Ein bekannter, dokumentierter und terminierter Mangel ist für einen Auditor ein Zeichen für ein funktionierendes System. Ein verschwiegener, der auffliegt, ist das Gegenteil — und wird als Auditfeststellung doppelt teuer, weil er dann auch Zweifel an allem anderen sät.