Die Pareto-Analyse beantwortet eine Frage: Womit fangen wir an? Sie sortiert Fehler, Reklamationen, Stillstände oder Kosten nach ihrem Gewicht und macht sichtbar, dass ein kleiner Teil der Kategorien den größten Teil des Problems verursacht. Die berühmte 80/20-Verteilung ist dabei ein Erfahrungswert, kein Rechenergebnis.
Das Vorgehen in fünf Schritten
- Betrachtungsbereich und Zeitraum festlegen. Ein Quartal ist meist die Untergrenze. Bei einem Monat kippt die Rangfolge durch Zufall.
- Kategorien bilden. Sie müssen sich gegenseitig ausschließen und auf derselben Flughöhe liegen.
- Bewertungsgröße wählen. Anzahl, Kosten, Ausfallzeit oder Nacharbeitsstunden.
- Absteigend sortieren und kumulieren. Aus der kumulierten Reihe entsteht die Kurve, die den Anteil der oberen Kategorien zeigt.
- Schnitt setzen. Nicht nach einer festen Prozentmarke, sondern dort, wo die Kurve abflacht.
Der fünfte Schritt wird oft mechanisch erledigt. Sinnvoller ist der Blick auf den Verlauf: Ein steiler Anstieg mit klarem Knick bedeutet, dass zwei oder drei Themen den Aufwand lohnen. Eine gleichmäßig ansteigende Gerade bedeutet, dass es keinen Hebel gibt und die Probleme breit verteilt sind.
Die Kategorienbildung entscheidet über das Ergebnis
Hier wird die Analyse am häufigsten unbrauchbar. Zwei Muster fallen sofort auf.
Erstens: „Sonstiges” ist der größte Balken. Dann passt die Klassifizierung nicht zum Datenbestand. Die Sammelkategorie muss aufgebrochen werden, sonst versteckt sie genau das, was man sucht.
Zweitens: Kategorien unterschiedlicher Ebene stehen nebeneinander. Ein Balken heißt „Bedienfehler”, der nächste „Schraube M6 mit falschem Drehmoment angezogen”. Der erste ist eine Sammelkategorie, der zweite ein Einzelfall. Der Vergleich zwischen beiden hat keine Aussagekraft.
Beides lässt sich vermeiden, indem die Kategorien vor der Auswertung festgelegt und an einer Stichprobe getestet werden — nicht nachträglich aus den Freitextfeldern des Reklamationssystems abgeleitet.
Wo sich die Analyse außerhalb der Fehlerauswertung lohnt
Die Methode funktioniert überall, wo eine ungleiche Verteilung vermutet wird. Reklamationen nach Kunden, Stillstände nach Anlagen, Lagerwert nach Artikeln, Bearbeitungszeit nach Vorgangsart.
Praktisch nützlich ist sie auch für die Auditplanung. Wer sein Auditprogramm risikobasiert plant, braucht ein Kriterium dafür, welche Bereiche häufiger geprüft werden. Eine Pareto-Auswertung der Feststellungen und Reklamationen der letzten Jahre liefert dieses Kriterium mit Daten statt mit Bauchgefühl.
Woran es scheitert
Die Rangliste gilt als Ergebnis. Sie ist ein Einstieg. Der oberste Balken gehört anschließend in eine Ursachenanalyse mit dem Ishikawa-Diagramm oder der 5-Why-Methode.
Es wird nur nach Häufigkeit ausgewertet. Die teuersten Fehler sind meist selten. Eine zweite Auswertung nach Kosten kostet Minuten und dreht die Reihenfolge oft um.
Die Auswertung wird nicht wiederholt. Nach der Bearbeitung der Spitzenposition rückt eine andere nach. Ohne erneuten Durchlauf bleibt unklar, ob die Maßnahme gewirkt hat oder ob nur die Aufmerksamkeit gewandert ist. Genau diese Wiederholung macht aus einer Auswertung einen Beitrag zum KVP.