Der Anwendungsbereich beantwortet eine einfache Frage: Wofür gilt das Managementsystem? Er benennt die Standorte, die Organisationseinheiten, die Produkte und Dienstleistungen sowie die Anforderungen der Norm, die als nicht anwendbar eingestuft werden. Alles, was darin steht, wird auditiert. Alles, was nicht darin steht, ist nicht abgedeckt — und darf auch nicht so dargestellt werden.
Was in die Festlegung einfließt
Die Norm nennt drei Eingangsgrößen. Erstens die internen und externen Themen aus dem Kontext der Organisation. Zweitens die Anforderungen der relevanten interessierten Parteien. Drittens die Produkte und Dienstleistungen der Organisation selbst.
Praktisch heißt das: Der Anwendungsbereich fällt nicht vom Himmel, sondern ergibt sich aus einer Analyse, die vorher stattgefunden haben muss. Auditoren fragen deshalb gern in dieser Reihenfolge — erst nach der Kontextanalyse, dann nach dem daraus abgeleiteten Anwendungsbereich. Wer den Anwendungsbereich formuliert hat, bevor er den Kontext betrachtet hat, merkt das an dieser Stelle.
Ausschlüsse und ihre Grenzen
Ein Ausschluss ist zulässig, wenn die Anforderung auf die Organisation nicht anwendbar ist. Der Maßstab ist nicht Aufwand, sondern Anwendbarkeit. Ein Lohnfertiger, der ausschließlich nach Kundenzeichnung produziert, kann die Anforderungen an Entwicklung ausschließen. Sobald er eigene Werkzeuge auslegt oder Fertigungsverfahren selbst festlegt, wird es dünn.
Nicht ausschließbar sind Führung, Planung, Bewertung der Leistung und Verbesserung. Wenn ein Handbuch dort Ausschlüsse vorsieht, ist das keine Auslegungsfrage, sondern ein Befund.
Bei ausgelagerten Prozessen gilt eine eigene Regel: Sie bleiben im Anwendungsbereich, auch wenn sie ein Dienstleister ausführt. Wer die Wareneingangsprüfung, die Instandhaltung oder die Lohnbuchhaltung vergibt, muss zeigen, wie er diese Prozesse steuert. Ausgliedern ist keine Form des Ausschlusses.
Anwendungsbereich und Zertifikat sind nicht dasselbe
Der Anwendungsbereich ist die interne Festlegung nach der Norm. Auf dem Zertifikat steht der Geltungsbereich, formuliert von der Zertifizierungsstelle und regelmäßig kürzer und anders gefasst. Beide sollten deckungsgleich sein, sind es aber nicht immer, weil Zertifizierungsstellen eigene Formulierungsregeln und Branchencodes verwenden.
Prüfen Sie den Entwurf des Geltungsbereichs, bevor das Zertifikat gedruckt wird. Eine spätere Änderung ist ein eigener Vorgang und kostet Zeit, die vor einer Ausschreibung selten vorhanden ist.
Der Fehler mit den größten Folgen
Ein zu enger Anwendungsbereich, der die eigene Leistung nicht abbildet. Wenn ein Unternehmen „Vertrieb und Montage“ zertifizieren lässt, aber selbst fertigt, fällt das im Kundenaudit auf, nicht im Zertifizierungsaudit — und wirkt dort wie eine Verschleierung.
Der umgekehrte Fehler ist seltener, aber teurer: ein zu breit gefasster Bereich, der Prozesse einschließt, die noch nicht beherrscht sind. Er erweitert den Prüfumfang bei jedem Überwachungsaudit und erzeugt Feststellungen in Bereichen, die niemand freiwillig aufgemacht hätte.